שאלת למידה נובעת מפער. הפער יכול להיות ביכולת הביצוע (דברים שאנחנו צריכים לעשות ולא יודעים כיצד לעשות) והפער יכול להיות ברמת הביצוע (אנחנו כבר עושים, אבל לא מספיק טוב). פערים ביכולת ו/או ברמת הביצוע נובעים משינויים בסביבת העבודה: הצורך לתת מענה לבעיות חדשות, לאוכלוסיות חדשות או למורכביות חדשות. במלים אחרות, שאלת למידה מבטאת פער בין יכולת ביצוע עכשוית ליכולת ביצוע נדרשת.
כדי להגיע לשאלת למידה ארגון יכול לשאול את עצמו מספר שאלות פשוטות: 1. מה אנחנו צריכים לעשות ולא עושים? 2. מה אנחנו עושים אבל העשיה שלנו לא מצליחה לייצר את התוצאות הרצויות? 3. מה אנחנו עושים, ותוך כדי כך מייצרים תוצאות רצויות, אבל עלויות העשיה שלנו גבוהות מדי? 4. מה אנחנו עושים בצורה מוצלחת אבל לא מבינים מדוע אנחנו מצליחים?
ההודעה בפערים מחייבת יכולת ל"התבוננות כואבת במראה" (כדבריו של ג'ים קולינס בספרו "גלגל התנופה")כדי לזהות נכון ובזמן את התשובות לשאלות אלה.
שאלה נוספת בה יכול להעזר הצוות באיתור שאלת הלמידה היא השאלה הבאה: "מה אנחנו לא עושים היום, אבל אילו היינו עושים היה משנה בצורה דרמטית את הערך שאנו מייצרים עבור לקוחותינו או את השגת הייעוד שלנו"?
במהלך ניסוח שאלת הלמידה הצוות יתנסה במספר רב של טיוטות וגרסאות לא בשלות. זהו שלב טבעי והכרחי בתהליך ולא צריך להבהל או לחשוש ממנו. מותר בשלב זה לטעות ולתהות.
להלן מספר קריטריונים שיסייעו לצוות לנסח ולעצב את שאלת הלמידה:
1. השאלה תתמקד ביצירת ערך ותוצאות אצל הלקוחות (מיקוד בלקוח או בפעילות שנמצאת בזיקה ישירה ללקוח). במלים אחרות, שאלת למידה לא תתמקד בנושאים פנימיים (למשל: איך מקלים את העומס על העו"ס, איך מייעלים את עבודת הלשכה וכד') 2. השאלה לא תהיה רחבה או עמומה אלא ממוקדת וקונקרטית. 3. השאלה תעורר ענין, התלהבות ורצון להשקיע אנרגיה בבניית התשובה, ותהיה רלוונטית לעיסוק המקצועי השוטף של הצוות.
--צביקה רול 18:39, 9 דצמבר 2005 (IST)