מפגשי פנים אל פנים
מפגשים אלו הכרחיים כדי ליצור אמון ושותפות בין חברי הקהילה. הנחת העבודה היא שמפגש פנים אל פנים תורם רבות להיווצרותם של קשרים ותמיכה בין אנשים. גם בעידן האינטרנט והתקשורת המהירה, בהם נראה שלמרחק בין אנשים ישנה פחות משמעות עדין המפגש, לחיצת היד, והישיבה המשותפת מחזקות את הקשר ותחושת השותפות בין אנשים.
מפגשי למידה תקופתיים
מפגשים משותפים לחברי הקהילה לצורך למידה משותפת של נושא ספציפי. מיקודם של מפגשים סביב נושאי למידה משותפים וייחוד זמן מוגדר להתעסקות בנושא "בוער" משמש כלי חשוב ללמידה. הלמידה המשותפת, סיעור המוחות והעלאת בעיות וקשיים לצד פתרונות ורעיונות חדשים תורמת ומעודדת יצירה ולימוד.
אתר אינטרנט
כלי זה חשוב כדי לשמר את הידע הנאסף ולהפוך אותו לנגיש לכל המשתתפים בקהילה ולקהל הרחב. השימוש באתר האינטרנט מאפשר גם להציג סיכומי מפגשים ועדכון שוטף על הנעשה בקהילה. האינטרנט שהפך לכלי עבודה מהשורה הראשונה במאה ה-21, מאפשר עדכון חברי הקהילה בנעשה בה. אתר האינטרנט משמש כלוח מודעות, ספרייה וגם שלט הכוונה והפנייה למאגרי ידע שונים. הוא משמש גם מעין "בית" ומקום השייך 'רק להם' בו הם יכולים להרגיש נוח. (מילון מונחי אינטרנט)
תקשורת בין-אישית
תקשורת באמצעות טלפו, מייל וכדומה - חשובה ליצירת קשרים ומקור להתייעצויות ושיתוף ברעיונות. התקשורת הבין-אישית מחזקת את הצורך של חברי הקהילה להסתיע ולסייע לעמיתיהם בצרכים שונים. היכולת לתקשר בצורה אינטימית, מהירה וזמינה חשובה והכרחית לא פעם ברגעי משבר שונים. הידיעה שלחבר בקהילה יש חברים מקצועיים היכולים לסייע בעת הצורך מחזקת את הקהילה כולה.
סיורים
עריכת סיורים וביקורים של גופי המטה אצל גופי השדה המתמחים בתחומים השונים תורמים להבנה טובה יותר של צרכי השדה ומאפשרת לאנשי השדה להשיג תמיכה וסיוע בעבודתם. במקרה זה אין טוב ממראה עיניים. היציאה לשטח והמפגש הבלתי אמצעי עם המציאות תורמת להבנה טובה יותר וללמידה מנסיונם של אחרים.
רשימות תפוצה
מאפשר למנהלי הקהילה להעביר מידע ולשמור על קשר ולעדכון את חברי הקהילה בהתפתחויות שונות ואירועים עתידיים. רשימת תפוצה משמשת כלי להעברת מידע בצורה מהירה המגיע ישירות לשולחנם של חברי הקהילה.
שיחות ועידה
תקשורת זו, במידה וקיימת התשתית המתאימה, מאפשרת מתן פתרון בעיות בזמן אמת, תוך קיצור תהליכים. חשוב להקפיד על שיחות קבועות ובתדירות נמוכה (אחת לחודש או חצי חודש). במידה ויש שימוש בכלי זה, כולל תקשורת אודיו ווידאו, הוא מהווה את לבה של עבודת הקהילה. שיחות ועידה הן "ישיבות הצוות" של הקהילה, בהן נידונים נושאי הליבה של הקהילה ומתקיים דיון בנושאים שונים.
פרופיל חברי הקהילה
הפרופיל של חברי הקהילה משמש כלי להכרת החברים וליצירת קשר בניהם. על ידי ניהול נכון ניתן להשתמש בכלי זה ליצירת אמון, חיזוק קשרים ושירותים אישיים. בצורה זו חברי הקהילה מכירים את עמיתיהם ויכולים ליצור קשר אישי ומקצועי עם אלו שניראים להם מתאימים. הצגת פרופיל החברים מסייע בהתמודדות עם המרחק והקושי ליצור קשר ראשוני אם אנשים לא מוכרים.
קידום אירועים
אנשים נפגשים סביב אירועים שונים כמו ארוחות ערב, כנסים, תפילות ועוד כך גם קהילות ידע. ניתן לארגן גם אירועים על גבי רשת האינטרנט ולעודד את חברי הקהילה ליזום אירועים מסוג זה. הצורך בקידום אירועים שונים נובע מכך שלאורך זמן תיתכן עייפות בקהילה ויש צורך בהזרמת 'אנרגיות חדשות' לקהילה.
בכל קהילה קיימים ריטואלים שונים כדוגמאת יום השנה להקמתה, נקודות ציון בהתפתחות הקהילה, מפגשים שנתיים ועוד. בציון אירועים אלו ניתן להניח את התשתית להתפתחותה של תרבות קהילתית ברשת.
נקודות שיש לשים לב אליהן
מנהיגות
מנהיגי הקהילה הם הדלק המניע אותהה. מנהיגים אלו צריכים ליווי והדרכה כדי לקבל כלים לצורך התמודדות עם תפקידם. הובלת קהילה ידע, כמו כל קהילה וארגון, דורשת יכולות ניהול, ליווי, הדרכה ותמיכה בחברי הקהילה ולא פעם גוררת אחריה ביקורת לא נעימה. מנהיגות הקהילה יכולה להיות אדם או צוות מוביל האחראי לפעילות הקהילה. ניתן לקבוע שאחת לתקופה מסוימת מבצעים רוטציה וחברים אחרים מקבלים את האחריות לידיהם.
תפקידים בקהילה
כשהקהילה גדלה, מתפתחת וקולטת מצטרפים חדשים חשוב ללוות ולהדריך את המצטרפים החדשים, אך לא להזניח את הותיקים. הדרכה של החברים החדשים נועדה לחשוף בפניהם את הנעשה בקהילה והתועלת שהם יכולים להפיק מהחברות בה. יחד עם זאת, החברים הותיקים דואגים לא פעם מכך שקליטת חברים חדשים תחזיר שוב לדיון נושאים ישנים ותעקב את התפתחות הקהילה. לכן, יש לקובע כללים לדרך בו קולטים חברים חדשים ולמנוע הצפה של חברים חדשים הנקלטים בו זמנית בקהילה.